Finance Manual - Budgetteren
Budgetteren
Inleiding
Als u Exact Budget hebt, kunt u budgetten invoeren voor verdichtingen en grootboekrekeningen. Het is ook mogelijk in aantallen te budgetteren en u kunt kostenplaatsen en kostendragers budgetten aanleggen.
- Het menu dat in dit hoofdstuk beschreven wordt behoort bij de budgetmodule. Om Exact Budget op te starten, kies [Bestand, Menu, Budget menu]. Functies die refereren naar Exact Finance, bijvoorbeeld de invoeren boekingen programma's, worden beschreven als [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen] in het Finance menu.
Procedure
- Creëren budgetversies. Het is mogelijk om meerdere budgetversies te gebruiken. Voor elk budget zal er een budgetversie gecreëerd moeten worden. De budgetversie bevat belangrijke informatie voor de budgetteringsprocedure, bijvoorbeeld de tijdsspanne die voor dit budget geldt.
- Creëren budgetverdelingsmethoden. Het is niet nodig dat elk budgetbedrag handmatig ingevoerd wordt. U kunt namelijk een verdelingsmethode gebruiken. Een budgetverdelingsmethode bevat een verdeelsleutel. De verdeelsleutel kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een jaar budgetbedrag toe te wijzen aan de budgetperioden. De verdelingsmethoden kunnen aangelegd worden voor perioden en kostenplaatsen.
- Invoeren budgetten. U kunt op verschillende manieren budgetteren. Bijvoorbeeld kunt u voor dezelfde tijdsspanne verschillende bedragen budgetteren (door gebruik te maken van verschillende budgetversies). Een ander voorbeeld is om uw kosten- en opbrengstenbudget apart in te geven.
- Activeren en blokkeren van budgetten. Het is mogelijk om verschillende budgetten te hebben voor dezelfde tijdsspanne. Maar voor overzichten, zoals de balans, kan er slechts een budget tegelijkertijd gebruikt worden. Activeren van een (andere) budgetversie is dan mogelijk zodat het geactiveerde budget gebruikt wordt in deze overzichten.
- Vergelijk budgetten met realisatie. U kunt diverse budgetoverzichten gebruiken om een vergelijk te trekken tussen de gebudgetteerde en gerealiseerde bedragen.
Aanmaken van budgetversies
Budgetgegevens worden opgeslagen per budgetversie [Budget: Stamgegevens, Onderhoud, Budgetversies]. Het is mogelijk om meer dan een budgetversie te hebben voor dezelfde tijdsspanne. Budgetbedragen behoren dan altijd bij een specifieke budgetversie.
Het is niet mogelijk om tegelijkertijd de budgetbedragen van verschillende budgetversies te gebruiken in overzichten als bijvoorbeeld balansen. Daarom dient u voldoende aandacht te besteden aan hoe u de budgetversies gebruikt.
Per budgetversie kunt u budgetmanagers definiëren. Budgetmanagers zijn verantwoordelijk voor een gedeelte van een budget.
Onderhouden budgetautorisatie
Het autorisatieniveau [Budget: Stamgegevens, Onderhoud, Budgetautorisatie] bepaalt op welk niveau de budgetmanager mag budgetteren. U kunt ook aangeven wat het maximum toegestane bedrag is dat de budgetmanager mag toewijzen.
Aanleggen van verdelingsmethoden en tabellen
Als u aan het budgetteren bent is het niet noodzakelijk om alle bedragen handmatig in te voeren. Inplaats daarvan kunt u gebruik maken van verdelingstabellen. Deze tabellen kunnen worden aangelegd voor perioden, kostenplaatsen of kostendragers.
Verdelingsmethoden bevatten geen budgetbedragen; ze bevatten alleen percentages (of eenheden). Ze kunnen gebruikt worden om totaal budgetbedragen te verdelen over een aantal perioden, bijvoorbeeld om een jaarlijks totaal budgetbedrag te verdelen naar maandelijkse perioden. Het is ook mogelijk om budgetverdelingsmethoden aan te leggen voor verdeling naar kostenplaatsen. Alle methoden kunnen toegepast worden voor bedragen en aantallen.
- Er zijn verschillende manieren om budgetten aan te leggen. Het gebruik van verdelingsmethoden is daar een van.
Voorbeeld
Een leverancier van tuinmeubelen realiseert 60% van haar omzet gedurende de zomer (Mei tot Augustus). Gedurende de perioden Oktober tot Maart, wordt slechts 18% van de omzet gerealiseerd. De rest wordt gerealiseerd gedurende de perioden September en April. De verkoop budgetpercentages zijn als volgt:
| Periode 1 (Januari)
| 3%
| Periode 7 (Juli)
| 15%
|
| Periode 2 (Februari)
| 3%
| Periode 8 (Augustus)
| 15%
|
| Periode 3 (Maart)
| 3%
| Periode 9 (September)
| 11%
|
| Periode 4 (April)
| 11%
| Periode 10 (Oktober)
| 3%
|
| Periode 5 (Mei)
| 15%
| Periode 11 (November)
| 3%
|
| Periode 6 (Juni)
| 15%
| Periode 12 (December)
| 3% |
Als het jaarlijkse budget 1.000.000,-- is , dan wordt het budget voor Juni 150.000,--.
Budgetten invoeren
Gebruik van budgetversies
U kunt meerdere budgetversies hebben voor een tijdsspanne. Dit maakt het mogelijk om budgetten voor verschillende doelen aan te leggen. Bijvoorbeeld u wilt een verkoop-, voorraad- en marketingbudget aanleggen voor dezelfde perioden. Een ander voorbeeld van het gebruik van budgetversies is door meerdere versies aan te leggen met verschillende budgetbedragen die een slecht, gemiddeld en goed scenario bevatten.
Het niveau van budgetteren (verdichting, grootboekrekening, kostenplaats of kostendrager) wordt bepaald door de budgetversie.
Alle budgetgegevens - los van de budgetversie - kunnen getoond worden met [Overzichten]. Daar en tegen kan slechts een budgetversie tegelijkertijd gebruikt worden in overzichten zoals de balansen. Deze versie wordt verder aangeduid als de actieve budgetversie.
Budget invoer procedures
Er zijn verschillende manieren om een budget in te voeren:
- Budgetteren op verdichtingen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers. Indien u niet bekend bent met de budgetinvoer, lees dan dit onderdeel eerst.
- Budgetten genereren op basis van totalen
- Budgetten genereren op basis van realisaties
De verschillende methoden worden hieronder beschreven:
Budgetteren op verdichtingen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers
De meest simpele manier om te budgetteren op een grootboekrekening of een verdichting, is door het gebruik van budgetverdelingstabellen. Voor elke periode bevat de verdelingsmethode een percentage die gebruikt wordt om het totale budgetbedrag over de verschillende perioden te verdelen. U kunt ook het budget handmatig invoeren [Budgetten, Budget invoer]. U kunt ook de budgetbedragen handmatig invoeren in plaats van ze door een verdelingsmethode te genereren.
Meest gestelde vragen
Budgetten genereren op basis van totalen
De term budgetteren betekent dat er een hoofdbudget is gedefinieerd door een (hogere) managementafdeling in de organisatie en wordt door gegeven aan de lagere niveaus. Budgetten op grootboekrekening- of verdichtingsniveau worden dan verdeeld [Budgetten, Genereer budgetten op basis van totalen] naar kostenplaatsen en/of kostendragers. De budgetten op een lager niveau zijn vaak specifieke doelen voor afdelingen.
Voorbeeld
U heeft een verkoopbudget aan gelegd voor elke periode betreffende de "Verkopen draagbare audioapparatuur" grootboekrekening:
| 120.000
| 9.600
| 9.600
| 12.000
| etc. |
U heeft een verdelingstabel aangelegd voor de verkoopdoelen van elke winkel (elke winkel is een kostenplaats):
- Winkel A: 20%
- Winkel B: 50%
- Winkel C: 30%
U kunt een verdelingsmethode gebruiken om de winkelbudgetten te bepalen:
| Totaal per periode
| 9.600
| 9.600
| 12.000
|
|
| Winkel A
| 1.920
| 1.920
| 2.400
|
|
| Winkel B
| 4.800
| 4.800
| 6.000
|
|
| Winkel C
| 2.880
| 2.880
| 3.600
| |
Kostenplaats- en kostendragerrekeningen
Kostenplaatsen zijn alleen beschikbaar bij grootboekrekeningen die gemerkt zijn als kostenplaatsrekening en kostendragers zijn alleen beschikbaar bij grootboekrekeningen die gemerkt zijn als kostendragerrekening. Dit is afhankelijk van de instellingen in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Indien u gebruik maakt van een vaste link tussen grootboekrekeningen en kostenplaatsen en/of kostendragers kunnen alleen kostenplaatsen en kostendragers die daadwerkelijk aan een grootboekrekening gekoppeld zijn geselecteerd worden.
Budgetten genereren op basis van realisatie
Het is mogelijk dat het huidige budget wordt gebaseerd op financiële gegevens van het voorgaande jaar. Wanneer u een nieuw budget op deze manier genereert [Budget, Genereer budgetten op basis van realisatie], kunt u het budget corrigeren door middel van een opslagpercentage voor bedragen en aantallen. Bijvoorbeeld, indien u verwacht dat uw budget met 10% zal groeien ten opzichte van de realisatie van het voorgaande jaar, dan dient u een 10 als opslag in te geven. Indien u een verlaging verwacht, dan dient u een minteken voor het getal te plaatsen (bijv. -10). De opslag kan gebruikt worden voor bedragen en hoeveelheden.
Kopiëren budgetten
Soms zijn budgetten voor verschillende kostenplaatsen (bijna) hetzelfde. In Exact Budget, kunt u snel een nieuw budget genereren door deze te kopiëren [Budget, Kopiëren budgetten].
Zie [Budget, Genereer budgetten op basis van realisatie] voor de niet vermelde velden.
Controleer budgetten en realisaties
Budgetoverzichten zijn beschikbaar op twee niveaus:
- Overzichten op basis van één actieve budgetversie. De actieve bedragen van de budgetversie kunnen gebruikt worden in verschillende overzichten buiten de Exact Budget module, zoals de balans.
- Overzichten op basis van alle budgetversies. Alle budgetgegevens - los van de actieve budgetversie - kunnen worden op gevraagd in [Overzichten] in het Budget menu
Budgetresultaten van actieve budgetversies
Nadat een budgetversie is geactiveerd is het mogelijk de budgetgegevens te gebruiken in overzichten buiten Exact Budget:
Budgetresultaten van alle budgetversies
Alle budgetgegevens - los van de budgetversie - kunnen opgevraagd worden in [Overzichten] in het Budget menu. Onafhankelijk van het gekozen programma heeft u de volgende opties voor elk overzicht:
- U kunt gegevens opvragen van de actieve budgetversie of een andere budgetversie.
Overzichten budget stamgegevens
Met deze overzichten kunt u de budget versies, managers en autorisatie die u hebt aangemaakt controleren. Ook de budgetverdelingsmethodes en de kostenplaats verdelingsmethodes kunt u controleren. Eventuele fouten kunt u verbeteren in dezelfde paden als waarin u functies hebt aangemaakt.
Zie ook:
Budget overzichten
Exact Financials Enterprise > Budget
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.436 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
03-10-2016 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |